Domande Frequenti (FAQ)

Chi sono gli imprenditori obbligati?

In ambito civilistico ossia nei rapporti tra privati, siano essi imprese o clienti, non tutti gli imprenditori hanno l’obbligo di conservare le scritture contabili, perché tale dovere è imposto solo agli imprenditori commerciali, cioè ai titolari di imprese di medio-grandi dimensioni che esercitano, anche in forma di società:

– un’attività industriale diretta alla produzione di beni e servizi;

– un’attività di intermediazione nel commercio;

– un’attività di trasporto per terra, acqua o aria di persone e cose;

– un’attività bancaria o assicurativa;

– altre attività ausiliarie rispetto alle precedenti, quali ad esempio quelle esercitate dal mediatore, dall’agente di commercio, dalle agenzie di pubblicità, dalle agenzie di viaggi, e in genere tutte quelle attività esercitate da un imprenditore in favore di altri imprenditori

Quali sono le scritture contabili obbligatorie per l’imprenditore commerciale?

Le scritture contabili obbligatorie che l’imprenditore commerciale deve conservare sono innanzitutto:

– il libro giornale;

– il libro degli inventari;

– il libro mastro;

– il libro di cassa;

– il libro magazzino;

– i libri sociali;

E’ fatto infine obbligo all’imprenditore commerciale di tenere gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite e ciò per ciascun affare concluso dall’impresa.

L’imprenditore commerciale deve conservare altre scritture contabili per essere in regola con il Fisco?

Sì, perché l’imprenditore commerciale, oltre a dover tenere il libro giornale e il libro degli inventari, deve anche conservare ai fini tributari:

– i registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto;

– le scritture ausiliarie di magazzino;

– il registro dei beni ammortizzabili.

Nei confronti del Fisco l’obbligo di conservare le scritture contabili è esteso anche ai piccoli imprenditori?

Il piccolo imprenditore non deve conservare il libro giornale e il libro degli inventari come invece avviene per l’imprenditore commerciale, a meno che non abbia realizzato ricavi per un importo superiore a € 400.000, se si tratta di imprese di servizi e € 700.000 per le altre imprese. Per poter essere in regola con il Fisco, il piccolo imprenditore è comunque obbligato a conservare i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto (registro IVA degli acquisti e registro IVA delle fatture emesse) e il registro dei beni ammortizzabili.

Per quanto tempo l’imprenditore commerciale deve conservate le scritture contabili?

Le scritture contabili debbono essere conservate dall’imprenditore commerciale e dai suoi eredi per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, anche se nel frattempo l’impresa è cessata per chiusura dell’attività. E’ in ogni caso consigliabile anche al piccolo imprenditore conservare le scritture contabili previste ai fini fiscali per il periodo analogo di 10 anni. Una volta trascorso tale periodo di tempo non è più pertanto possibile contestare all’imprenditore la mancanza di tali documenti.

E’ possibile conservare le scritture contabili in modo diverso dal cartaceo?

Sì. Per agevolarne la conservazione, le scritture contabili possono essere immagazzinate sotto forma di registrazioni su supporti d’immagini elettroniche (file di immagini). Le registrazioni devono però corrispondere ai documenti cartacei e devono essere leggibili in qualsiasi momento.

Cosa accade se non conservo le scritture contabili e la mia impresa fallisce?

L’omessa conservazione produce le medesime conseguenze della mancata o irregolare tenuta delle scritture contabili e può pertanto comportare, a seconda dei casi, l’applicazione di gravi sanzioni personali per l’imprenditore dichiarato fallito, perché gli può essere contestato:

– il reato di bancarotta semplice che prevede la pena della reclusione da 6 mesi a 2 anni, se l’imprenditore non ha tenuto le scritture contabili dei 3 anni prima della dichiarazione del fallimento;

– il reato di bancarotta fraudolenta che prevede la pena della reclusione da 3 anni a 10 anni, se l’imprenditore ha sottratto o distrutto le scritture contabili, tanto da non poter consentire più la ricostruzione del suo patrimonio o del movimento dei suoi affari.

La mancata conservazione delle scritture contabili può impedirmi di beneficiare di strumenti diversi dal fallimento?

Non conservare le scritture contabili impedisce all’imprenditore di poter chiedere e beneficiare di una procedura più favorevole rispetto alla dichiarazione di fallimento, quale è il concordato preventivo che consente di poter trovare un accordo con i creditori ed evitare il fallimento e magari risolvere la crisi dell’azienda.

Sono previste sanzioni amministrative per la mancata conservazione delle scritture contabili ai fini tributari?

Sì, perché la mancata conservazione delle scritture contabili previste ai fini tributari può comportare l’applicazione di una sanzione amministrativa da € 1.032 a € 7.746 o da € 2.065 a € 15.493 se l’evasione I.V.A. è superiore a € 51.645,69 per esercizio o € 516 se le irregolarità sono di scarsa rilevanza e non ostacolano l’accertamento fiscale.

La mancata conservazione delle scritture contabili mi può creare problemi con il Fisco da un punto di vista penale?

Sì e le conseguenze sono anche in questo caso gravi, perché l’omessa conservazione delle scritture contabili è equiparata all’occultamento o alla distruzione della contabilità, quando non consente la ricostruzione dei redditi o del volume di affari ai fini dell’I.V.A., tanto è vero che l’imprenditore può, in detto contesto, essere punito con la pena della reclusione da sei mesi a cinque anni.

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